Tietosuojaseloste

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Joensuun Voimistelu ja Liikunta JoenVoLi ry (Suomen Voimisteluliiton jäsenseura) käsittelee seuran jäseniksi rekisteröityjen ja muiden seuran toimintaan liittyvien henkilötietoja. Ensisijaisesti henkilötietoja käsitellään voimistelun harrastamiseen sekä voimistelun parissa toimimiseen.

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Joensuun Voimistelu ja Liikunta JoenVoLi ry

Y-tunnus 0276874-2

Yhteyshenkilö Saija Miina

Osoite Malmikatu 13 D 1, 80110 Joensuu

Sähköposti joenvoli.toimisto@gmail.com

Hoika-jäsenrekisteri sekä muut seuran toimintaa liittyvät rekisterit

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekistereissä käsitellään seuran jäsenten ja entisten jäsenten sekä seuran toimintaan liittyvien yhteyshenkilöiden ja luottamushenkilöiden, kunniajäsenten ja työntekijöiden henkilötietoja. Lisäksi rekisterissä käsitellään koulutuksiin ja tapahtumiin osallistuvien/osallistuneiden henkilöiden henkilötietoja. Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:

Jäsenyyksien ylläpito
Sähköinen jäsenviestintä (Hoikaan rekisteröityneenä käyttäjä on oikeutettu saamaan JoenVoLin toimintaan liittyvää viestintää sähköpostitse lain sallimissa rajoissa)
Analysointi ja tilastointi (vuositilastot)
Laskutus
Kilpailutoiminnan ja tapahtumien toteuttaminen (ilmoittautuminen)
Koulutustiedot
Lisenssien osto
Vakuutustietojen siirtäminen vakuutusyhtiölle
Asiakaspalvelu ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen

Käsiteltävät henkilötiedot:

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

yhteystiedot, kuten nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero
rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja salasana sekä muu mahdollinen yksilöivä tunnus
demografiatiedot, kuten syntymäaika ja sukupuoli
lisenssitiedot ja mahdolliset vakuutustiedot
mahdolliset luvat ja suostumukset, kuten suoramarkkinointisuostumus
jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten laskutus- ja maksutiedot, tieto vanhempainvastuunkantajasta
mahdollisesti seuran ja henkilön kilpailu/tapahtumatoimintaan liittyvät tiedot sekä muut suostumuksella kerätyt tiedot.

Jäsenrekisterissä ja ryhmän osallistujalistoissa on alle 18-vuotiaiden osalta myös huoltajan nimi ja sähköposti.

Säännönmukaiset tietolähteet

Jäsenrekisterin tiedot kerätään henkilön rekisteröityessä ensimmäistä kertaa Hoika-järjestelmään. Rekisteröitynyt ylläpitää itse omia henkilötietojaan yhteystietojen ja suostumuksien osalta järjestelmässä. Rekisteröityneellä on mahdollisuus nähdä omat henkilötietonsa kirjautumalla rekisteriin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanalla.

Seuran yhteyshenkilöiden osalta seuran rekisterin pääkäyttäjä ylläpitää tietoja. Erityistapauksissa seura voi muokata rekisterin tietoja rekisteröityneen suostumuksella. Rekistereitä eri tarpeisiin voidaan kerätä myös pyytämällä tietoja sähköpostilla tai paperilomakkeella.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Emme myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja ei luovuteta pääsääntöisesti kolmansille osapuolille. Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille seuraavissa tapauksissa:

Koulutuksen, leirin yms järjestäminen: Rekisteröityneestä välitetään tapahtuman toteuttamiseen tarvittavat henkilötiedot kolmansille osapuolille, kuten majoituksen järjestäjät.
Kilpailut /tapahtumat: Rekisteröityneen henkilö- ja lisenssitiedot kilpailuun/ tapahtumaan ilmoittautumisen mahdollistamiseksi sekä tulosten laskemista ja julkaisemista varten
Vakuutusyhtiö: Rekisteröityneen tiedot, mikäli rekisteröitynyt ostaa vakuutuksen lisenssin yhteydessä
Laskutus ja taloushallinto: Rekisteröityneen laskutustiedot laskutusta varten.
Viranomaiset: Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Henkilötietoja voidaan siirtää eteenpäin, rekisterin palveluntarjoajaa vaihdettaessa, uudelle järjestelmän ylläpitäjälle.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Jäsenrekisterin käyttö vaatii henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan. Rekisteriin annetaan käyttöoikeudet niitä toiminnan kannalta välttämättä tarvitseville. Rekisterin kaikkeen sisältöön on pääsy IT-järjestelmätoimittajalla sekä yhteisrekisterinpitäjillä eli Voimisteluliiton pääkäyttäjillä. Voimisteluliitto myöntää seuran rekisterivastaavalle käyttöoikeuden rekisteriin ja hän voi tarvittaessa myöntää käyttöoikeuksia muille seuran luottamushenkilöille tai työntekijöille jos he tarvitsevat sen tehtävänsä suorittamiseksi.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. JoenVoLi ry:n ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattuja. Manuaalisesti käsiteltävä tieto säilytetään lukitussa tilassa

Henkilötietojen säilytysaika

Jäsentiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on JoenVoLi ryn jäsen tai sopimuskumppani ja sopimukseen perustuvan reklamaatiovastuuajan. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä. Sopimuskumppanin tiedot säilytetään vähintään kolmen vuoden ja enintään kymmenen vuotta vanhentumisajan sopimuksen päättymisestä. Osallistujien henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuotta viimeisimmän osallistumisen jälkeen. Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään, kunnes suostumus peruutetaan.

Rekisteröidyn oikeudet:

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
vaatia henkilötietojensa poistamista (samalla oikeus osallistua tapahtumaan poistuu)
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on JoenVoLi ryn oikeutettu etu
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Sisään kirjautumalla Hoika-järjestelmään omalla tunnuksellaan rekisteröitynyt voi tarkistaa omat perustietonsa. Kaikki rekisteröityneen tiedot historiatietoineen on rekisteröityjän saatavissa kopiointimaksua vastaan Voimisteluliitosta (tarkastuspyyntö tulee esittää ensisijaisesti kirjallisesti ja allekirjoitettuna omaan jäsenseuraansa). Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. JoenVoLi ry voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. JoenVoLi ry voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojakäytännön mukaisesti.

Pakolliset tiedot

Yhdistyksen (Joensuun Voimistelu ja Liikunta JoenVoLi ry) luottamushenkilöiden osalta yhdistyslain edellyttämät tiedot (nimi, hetu, yhteystiedot (yhdistyslaki)).

Sopimussuhteissa olevat tahot: Sopimuskumppanin perustiedot. Muut tapahtuman järjestämiseksi kolmansien tahojen edellyttämät tiedot (ilmoitetaan ilmoittautumisen yhteydessä). (Sopimuksen tekeminen).

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen: joenvoli.toimisto@gmail.com. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti johtokunnan jäseniin tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen: JoenVoLi ry, Malmikatu 13 D 1, 80110 Joensuu.

Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty 9.4.2024.