Gymnaestrada: Tehtäväkuvaukset / task descriptions

Kiitos että olet mukana Gymnaestrada-talkoissa! Tätä voimistelun suurtapahtumaa ei voitaisi järjestää ilman talkoolaisia. 

Tapahtuman aikana edustamme kaikki paitsi JoenVoLia, myös Joensuuta kaupunkina, joten on tärkeää että olemme ystävällisiä, kohteliaita ja avuliaita. Jos sinulta kysytään jotain mihin et osaa vastata, pyri selvittämään asia esim. oman tiimisi vastaavalta tai hallivastaavilta. 

Tulethan talkoovuoroosi ajoissa. Joissain tehtävissä on hyvä olla hetki yhdessä edellisen vuoron kanssa, jotta ehditte päivittää tilanteen. Pyydämme sinulta myös hieman joustavuutta. Voi olla, että tapahtuman aikana ohjaammekin sinut toisiin tehtäviin, jos tilanteet muuttuvat suunnitellusta.  

Ilmoitathan välittömästi tiimisi vastaavalle, jos sairastut!  

Gymnaestrada on esteetön ja saavutettava tapahtuma, käythän lukemassa tämän osion tapahtuman nettisivuilta: https://gymnaestrada.fi/esteettomyys/   

HUOM! Tehtävänkuvaukset tarkentuvat tapahtumaviikkoon mennessä. Tiimivastaava opastaa sinut tehtävään tarkemmin joko etukäteen erikseen järjestettävässä infossa tai paikan päällä.   

• ROUDAUS: Roudaus pitää sisällään tapahtuman aikana käytettävien kilpailumattojen, materiaalien ja tavaroiden (kuten tuomaripöydät suorituspaikoilla) ja mahdollisten voimistelutelineiden ja välineiden kantamista ja kasausta ennen ja jälkeen kilpailujen. Jäähallilla ja Motonet Areenalla on lisäksi näytöspäivinä (pe ja la) ns. välipurkua, josta saat lisätiedot tiimivastaavaltasi. Otathan mukaan omat puhtaat työhanskat. 

• SIIVOUS: Yleinen siisteyden kunnossapito kilpailupaikoilla, pukuhuoneissa, yleisön WC-tiloissa ja katsomoissa sekä voimistelumattojen imurointi tarvittaessa.  

• TALKOOLAISTEN RUOKAHUOLTO: Ruokahuoltotiimissä valmistelette lounaat ja kahvit talkoolaisille, huolehditte ruokailutilan siisteydestä ja tilojen palauttamisesta “alkuasetelmiinsa” tapahtuman lopuksi.   

• MOTONETIN KAHVILA: Kahvilassa on myynnissä kilpailujen aikana tapahtuman osallistujille pientä välipalaa ja herkkuja. Kahvila on avoinna myös tunti ennen näytöstä lauantaina klo 18-19. Tehtävänä mm. Myytävien tuotteiden tarjolle laittaminen, myynti ja kahvilan siistinä pitäminen. 

• SOMISTUS: Kisa-alueiden somistussuunnitelma, ohjeet ja materiaalit tulevat Voimisteluliitolta, kuten myös tuomaripöytien pöytäliinat. Näytösiltoina näihin voi tulla muutoksia.  

• KULUNVALVONTA: Otat kilpailuiden osallistujia ja yleisöä vastaan ja opastat heitä oikeisiin paikkoihin. Tarkistat myös, että kaikilla kisahallien puolelle tulevilla on sinne oikeuttava osallistujapassi tai päivälippu. Tarkemmat tiedot erilaisista passeista ja minne niillä pääsee saat tiimisi vastaavalta.  

• LIPUNTARKASTUS: Lipuntarkastuksessa olet kilpailupaikalla tarkistamassa sisäänpääsyn läheisyydessä passeja ja lippuja.  Tarkemmat tiedot erilaisista passeista ja minne niillä pääsee saat tiimisi vastaavalta 

• TUOMARIHUOLTO: Tehtävässä huolehdit tuomareiden tarjoiluista. Tuomareilla tulee olla tarjoiltavat valmiina ennen palaverien alkua. Tuomareille laitetaan tarjolle kilpailujen ajaksi pientä purtavaa. Seuraa kilpailujen aikana tarvitsevatko tarjoilut täydennystä tai tuoretta kahvia, teetä tai juomia. Päivän päätteeksi siivous. 

• TULOSPALVELU: Tulospalvelussa työskennellään pareittain. Toimit tuomariston sihteerinä ja käytät Kisanet-ohjelmaa. Kisanetin käyttöön järjestetään koulutus tiistaina 26.5. klo 17 alkaen (saat ohjeet tiimivastaavalta). Tutustu etukäteen ohjeistukseen: https://www.voimistelu.fi/seuroille/digitaaliset-palvelut/kisanet-vikis-ja-sport-event-systems/  

• PALKINTOJENJAKO: Tulospalvelusta ilmoitetaan valmistuneet kilpailut ja palkittavien urheilijoiden tulosjärjestys. Palkintojen jaolle on tehty valmiiksi aikataulu. Palkintojenjaossa on useita eri tehtäviä. Palkintojenjakovastaavat ovat lajitelleet palkinnot oikein kilpailuittain. Guru-lavalle tulee viedä oikeat palkinnot kuhunkin palkintojenjakotilaisuuteen. Palkittavat järjestetään oikeaan järjestykseen palkittavaksi menemistä varten. Palkintojen pitäminen tarjottimella palkintojenjakajaa varten. Kuuluttaja kuuluttaa palkittavat (Voimisteluliiton kuulutusohjeen mukaisesti). 

• KUULUTUS: Kuuluttajan ohjeet löytyvät tulospalvelusta tulostettuina. Myös mikit ovat paikoillaan. Lajivastaavat voivat antaa vielä omia ohjeitaan ja heiltä voi myös tarvittaessa kysyä neuvoja ongelmatilanteissa / kysymyksissä kuulutuksiin liittyen. Teknisissä ongelmissa yhteys hallivastaavaan. Kilpailijoiden välillä olevilla tauoilla voi haastatella voimistelijoita, valmentajia ja tapahtuman osallistujia. Voimisteluliiton yhteistyökumppaneiden mainokset on valmiita nauhoituksia. Katariina koostaa tietoa lajeista ja kilpailujärjestelmistä ja niitä voi lukea, jotta lajit tulevat tutuksi myös ensikertalaisille. Voimisteluliiton kuuluttajan ohjeita voi lukea etukäteen täältä: https://www.voimistelu.fi/materiaalipankki/voimisteluliitto_kuulutukset_2026/ 

• MUSIIKINSOITTO: Musiikinsoittajana soitat kilpailumusiikit, taukomusiikkia ja mahdollisia äänikuulutuksia. Musiikit on järjestetty valmiiksi koneelle, mikä tulee liiton puolesta. Kuuntelet tarkkaan äänenvoimakkuutta ja hienovaraisesti säädät ääntä hiljaisemmalle tai kovemmalle tarvittaessa. Myös kuuluttajan äänenvoimakkuuden säätö on musiikista vastaavalla. Spotify tai muu vastaava taukomusiikki on valmiiksi musakoneella. Musiikinsoittaja tekee tiivistä yhteistyötä kuuluttajan kanssa ja tarkkailee päätuomareita (musiikkia hiljemmalle/kovemmalle). Puhelimen selaaminen ei ole kohteliasta tehtävän aikana, muuten kuin vapaaehtoisviestiryhmästä mahdollisten peruutusten seuraamista sekä ongelmatilanteissa tapahtumavastaavan kutsumista paikalle. Motonet-areenalla on myös musiikin merkinantaja, koska musiikinsoitto tapahtuu yläkerroksen kuulutuskopista. 

• MEDIAKUUTION KÄYTTÖ: Kirjoitat jokaisen kilpailijan suorituksen alussa kilpailijan nimen ja lajin/ sarjan pohjaan, jolla tieto saadaan näkyviin jäähallin medianäyttöön. 

• RAJATUOMARIT: Istut joukkuevoimistelun tai rytmisen voimistelun kilpailussa kilpailumaton kulmalla ja tarkkailet ylittääkö kilpailija tai hänen välineensä kilpailualueen rajan. Saat tarkemman ohjeistuksen kilpailun johtajalta. 

• AJANOTTAJAT: Ajastat kilpailusuorituksen. Ilmoitat ajanylityksestä tuomareita. Saat tarkemman ohjeistuksen kilpailun johtajalta. 

• LÄMPPÄPUTKI JA OHJAUS: Ohjaat kilpailijat lämmittelytilaan, etenemistä lämmittelytilassa kisa-aluetta kohti sekä menon kilpailusuoritukseen tulostetun tarkan aikataulun mukaisesti. Saat tarkemman ohjeistuksen kilpailun johtajalta. 

• TALKOOLAISTEN INFO: Tarkistat talkoolaisen työvuorot yhdessä talkoolaisen kanssa. Opastat vuoron tapaamispaikkaan. Jaat talkoolaispassit ja talkoolais-T-paidat. 

• KILPAILIJOIDEN INFO: Otat vastaan kilpailijan tai joukkueen ilmoittautumisen. Tarkistat, onko joku joukkueen jäsen jäänyt pois kilpailuista ja ilmoitat tiedon eteenpäin. Ohjaat oikeaan pukukoppiin ja lämmittelyalueille. Vastaat muihin heiltä tuleviin kysymyksiin. 

• KENTTÄNÄYTÖKSEN VOIMISTELIJOIDEN OHJAUS: Ohjaat kenttänäytöksen harjoituksiin, kenraalinäytökseen tai kenttänäytökseen osallistujia pukuhuoneisiin, harjoitusasemiin ja harjoituksista pois. Järjestät kenttäohjelman osallistujia oikeisiin järjestyksiin. Voimisteluliiton asiantuntijat antavat tarkemmat ohjeet ja opastavat vapaaehtoisia. 

IN ENGLISH: 

Thank you being a volunteer at Gymnaestrada! This event could not happen without your efforts! 

During the event, we represent not only JoenVoLi but also the city of Joensuu, so it is important that we present as friendly, polite, and helpful. If you are asked something you don’t know the answer to, try to find out the answer from, for example, your team leader or the hall supervisors. 

Please arrive on time for your volunteer shift. For some tasks, it’s a good idea to spend a moment with the previous shift and it’s volunteers, so you can catch up on the situation. We also ask for a little flexibility on your part. It may be that during the event we will reassign you to other tasks if circumstances change from what was planned.  

Please notify your team leader immediately if you become ill!  

Gymnaestrada is an accessible event; please read this section on the event website: https://gymnaestrada.fi/esteettomyys/   

NOTE! Task descriptions will be finalized by the week of the event. Your team leader will provide you with more detailed instructions either in advance at a separate briefing or on-site.    

TASK DESCRIPTIONS: 

 SETUP: Setup involves carrying and stacking the competition mats, other materials, and equipment (such as judges’ tables at the performance areas) used during the event, as well as any gymnastics equipment, before and after the competitions. At the Mehtimäen Jäähalli and Motonet Arena, there is also a so-called “intermission cleanup” on show days (Fri and Sat); you can get more information about this from your team leader. Please bring your own clean work gloves. 
 

CLEANING: General maintenance of cleanliness at competition venues, in locker rooms, public restrooms,and  stands, as well as vacuuming gymnastics mats when needed.  

VOLUNTEER CATERING: As part of the catering team, you will prepare lunches and coffee for volunteers, ensure the dining area remains clean, and restore the facilities to their “original state” at the end of the event.   

MOTONET CAFE: The café will sell light snacks and treats to event participants during the competitions. The cafe will also be open one hour before the show on Saturday from 6:00 PM to 7:00 PM. Tasks include: Setting out products for sale, selling items, and keeping the cafe tidy. 

DECORATION: The decoration plan, instructions, and materials for the competition areas will be provided by Voimisteluliitto, as will the tablecloths for the judges’ tables. Changes may occur on the days of the performances.  

ACCESS CONTROL: You will welcome competition participants and spectators and direct them to the correct locations. You will also verify that everyone entering the competition halls has a valid participant pass or a day ticket. You can get more detailed information about the different passes and where they grant access from your team leader.  

TICKET INSPECTORS: During ticket checks, you will be at the competition venue checking passes and tickets near the entrance. You can get more detailed information about the different passes and where they grant access from your team leader. 

JUDGE SERVICES: In this role, you will be responsible for providing refreshments for the judges. Refreshments must be ready for the judges before the start of their meetings. Light snacks are provided for the judges during the competitions. During the competitions, monitor whether refreshments need to be replenished or if coffee, tea, or beverages are needed. Clean up at the end of the day.

RESULTS SERVICE: The results service operates in pairs. You will serve as the judges’ secretary and use the Kisanet program. Training on how to use Kisanet will be held on Tuesday, May 26, starting at 5:00 PM (you will receive instructions from the team leader). Review the instructions in advance: https://www.voimistelu.fi/seuroille/digitaaliset-palvelut/kisanet-vikis-ja-sport-event-systems/  

AWARDS CEREMONY: 

The results service will publish completed competitions and the results ranking of the awarded athletes. A schedule for the award ceremony has already been prepared.

There are several different tasks involved in the awards ceremony. The awards coordinators have sorted the prizes correctly by each competition. The correct prizes must be brought to the Guru stage for each awards ceremony. The award recipients are lined up in the correct order to receive their awards.  Volunteers hold the prizes on a tray for the award presenter. The announcer will call out the awardees.

ANNOUNCEMENT: The announcer’s instructions are available as a printout from the results service. The microphones are also in place. Event coordinators may provide additional instructions, and they can also be consulted for advice in case of problems or questions. For technical issues, contact the venue manager. During breaks between competitors, gymnasts, coaches, and event participants may be interviewed. Advertisements from the Voimisteluliitto’s partners are pre-recorded. Katariina compiles information about the different gymnastic disciplines and competition systems, which can be read so that even first-time attendees can become familiar with the events. You can read the Gymnastics Federation’s announcer guidelines in advance here: https://www.voimistelu.fi/materiaalipankki/voimisteluliitto_kuulutukset_2026/ 

MUSIC PLAYBACK: As the music operator, you will play competition music, intermission music, and any audio announcements. The music files are pre-loaded onto the computer, which is provided by Voimisteluliitto. You will monitor the volume carefully and adjust the sound subtly to make it quieter or louder as needed. The person in charge of the music is also responsible for adjusting the announcer’s volume. Spotify or similar intermission music is pre-loaded on the music computer. The music operator works closely with the announcer and monitors the head judges (to adjust the music volume up or down). Checking your phone is not appropriate during the task, except to monitor the volunteer message group for any cancellations and to call the event coordinator to the scene in case of problems. The Motonet Arena also has a music signaler, as the music is played from the announcer’s booth on the upper level. 

USING THE MEDIA CUBE: At the start of each competitor’s performance, type the competitor’s name and division at the bottom of the screen, which will display the information on the ice rink’s media screen. 

LINE/BOUNDARY JUDGES: In aesthetic group gymnastics or rhythmic gymnastics competitions, you sit at the corner of the competition mat and monitor whether a competitor or their apparatus (ribbons, rope etc) crosses the boundary of the competition area. You will receive more detailed instructions from the competition director. 

WARM-UP AREA AND DIRECTION: You will direct competitors to the warm-up area, guide them through the warm-up towards the competition area, and ensure they proceed to their competition events according to the printed schedule. You will receive more detailed instructions from the competition director.

VOLUNTEER INFO: You will review the volunteer’s shift schedule together with the volunteer. You will guide them to the meeting point for their shift. You will also give out volunteer passes and volunteer T-shirts. 

COMPETITOR INFO: You will accept competitor or team registrations. Check if any team members are absent from the competition and report this information. Direct them to the correct locker room and warm-up areas. Answer any other questions they may have. 

GUIDING FIELD PERFORMANCE GYMNASTS: You guide participants in the field performance rehearsals, dress rehearsal, or the field performance itself, to changing rooms, practice positions, and away from the practice area. You organize participants into the correct order for the field program. Experts from the Finnish Gymnastics Federation (Suomen Voimisteluliitto) will provide more detailed instructions and guide the volunteers.